Мониторинг проекта

Как собственнику бизнеса, не занимающемуся текущим управлением, определить, развивается проект нормально или что-то идёт не так? Ответ на этот банальный вопрос не так прост, как может показаться. Очень важно правильно выстроить систему контроля проекта, позволяющую собственнику иметь полную и объёктивную картину развития бизнеса.

Необходимо также выбрать правильный баланс между контролем и активным управлением. Если инвестору или кредитору приходится заниматься управлением проектом – они теряют на этом время, чтобы сберечь деньги. Если они лишь изредка интересуются ходом реализации проекта – они выигрывают время, но в большинстве случаев теряют деньги.

Оптимальным решением в таких ситуациях является привлечение независимого эксперта, который сможет построить грамотную систему регулярного контроля и следить за развитием ситуации, своевременно предоставляя заинтересованным сторонам объективную информацию о ходе реализации проекта.

Очень важно и то, что взгляд стороннего эксперта, имеющего большой опыт мониторинга проектов в различных отраслях, позволит заблаговременно увидеть и упредить неблагоприятное развитие ситуации по незначительным проявлениям, на которые менеджмент может просто не обращать внимания.

Ориентация Финематики на долгосрочные отношения с клиентами подразумевает мониторинг хода реализации для тех проектов, которые команда Финематики реализовала вместе со своими клиентами. При этом у нас есть все возможности для проведения мониторинга проектов для новых клиентов, и это может стать первым шагом совместной работы.

Суть мониторинга состоит в контроле подготовки, исполнения, текущего управления и завершения проекта с предоставлением отчетности заинтересованным лицам.

Механизм мониторинга (в предельном, то есть максимальном по объёму функций, выражении) предполагает проведение систематического наблюдения за ходом проекта по следующим направлениям:

• целевое использование ресурсов;
• ход строительных работ;
• контроль соблюдения и изменения договорной документации по проекту: поставщики оборудования, генеральные подрядчики, сторонние строительные организации, региональные и муниципальные органы власти (в случае аренды или покупки земли под проект), привлеченные специалисты и т.д.;
• контроль приобретения, доставки, страхования оборудования и уплаты таможенных пошлин;
• отслеживание получения разрешительной документации (земля, подвод коммуникаций, разрешение на строительство, утверждение проекта, Ростехнадзор, Роспотребнадзор и т.д.);
• экспертиза в текущем режиме маркетинговой стратегии компании;
• контроль подбора управленческой команды проекта;
• контроль подбора управленческой команды проекта;
• отслеживание финансовых показателей проекта;
• отслеживание финансовых показателей проекта;
• корректировка финансово-экономической модели развития проекта с учетом фактических данных и изменений в рамках проекта.

Работа по проведению мониторинга строится следующим образом:

• разрабатывается система контрольных показателей (обычно из бизнес-плана проекта), которой должны соответствовать фактические данные проекта
• На подготовительной фазе проекта основной упор обычно делается на нефинансовые показатели: соблюдение сроков регистрации, строительства, монтажа, проведения испытаний, получения необходимых разрешений и патентов, набора необходимых специалистов;
• После коммерческого запуска проекта акцент перемещается на контроль первичных финансовых показателей: выручка (продажи), расходы, себестоимость продукции;
• По мере развития проекта контроль перемещается в сторону показателей эффективности бизнеса: срок окупаемости инвестиций, EBITDA, IRR, ROI.
• разрабатывается формат запроса информации контролёром и предоставления ответов менеджерами проекта
• разрабатывается формат отчета (адаптация для каждого проекта с выделением ключевых специфических показателей)
• с менеджментом и заказчиком мониторинга согласовывается регламент предоставления отчётности по проекту, где чётко прописывается процедура предоставления информации и действия сторон при нарушении регламента либо несоответствии фактических показателей плановым
• регулярно в текущем режиме контролером осуществляется выезд на место реализации проекта, запрос и получение необходимой информации, подготовка фото- и видеоотчётов по ходу реализации проекта
• полученная информация обрабатывается, сводится в отчёт и предоставляется заказчику с экспертным мнением контролёра о ходе реализации проекта

Дополнительно контролёр может решать ряд полезных для собственника, кредитора или инвестора задач:

• осуществлять независимую экспертизу расходов и доходов проекта
• отслеживать изменение внешней ситуации: поставщики, конкуренты, покупатели
• вносить корректировки в план развития проекта
• разрабатывать рекомендации для дальнейшего развития проекта